Cargamos su matriz de planificación dentro de Asana antes de la reunión. Lo que sigue no es un ejemplo genérico: son sus 17 líneas, sus 22 términos de referencia y sus cuatro alertas del Registro B.
La Gerencia Externa Especializada coordina tres frentes con calendarios que dependen entre sí. El corte de términos de referencia es el 31 de octubre, la validación con la UEP el 15 de noviembre y la entrega formal el 30 de noviembre. Un retraso de dos semanas en octubre se paga en diciembre.
Las cuatro cifras salen de su archivo Matriz Convergente GEE ITSE 2026, sin ajustes.
Cada video dura menos de un minuto y muestra la herramienta operando con su información. Sin cortes ni montaje.
Cuatro frentes con un semáforo real. El consolidado de TdR aparece en rojo porque tiene dos condiciones sin resolver, y eso se ve antes de abrir nada.
Plan de Trabajo en riesgo. Consolidado de TdR fuera de ruta. Mesa de Entrada en ruta. Riesgos y Alertas en riesgo.
Se escribe una solicitud nueva y se marca como prioridad alta. Nadie la mueve: la regla la lleva al carril de triage, deja constancia de por qué se movió y avisa a la coordinación responsable. Medido el 20 de agosto: menos de cuatro segundos.
Prioridad alta. La solicitud entra a triage y queda a la vista de la coordinación responsable.
Las 17 líneas con fase, coordinación, responsable, estado y porcentaje. La misma información en lista, en tablero y en línea de tiempo, sin volver a capturar nada. Las once dependencias salen de la columna de condiciones habilitantes de su matriz.
Los 22 términos de referencia con monto y tipo de proveedor, repartidos en los tres componentes. La suma da un millón seiscientos sesenta y dos mil dólares, la misma de su matriz. FA 362,000. FI 360,000. FG 940,000.
Las cuatro alertas del Registro B, cada una con el responsable y la discusión que la rodea. La cifra del Paso 0 que no reconcilia tiene escrito, dentro de la propia alerta, el criterio de no elevar hasta cerrarla. Quien entre en enero lo va a encontrar.
Revisamos cada punto contra lo que Asana Enterprise entrega. Marcamos lo que resuelve el asiento, lo que pide un complemento y lo que se resuelve conectando una herramienta que el ITSE probablemente ya usa.
| Requisito | Cobertura | Cómo queda resuelto |
|---|---|---|
| Gestión multivista | Incluido | Gantt con dependencias, Kanban, línea de tiempo y calendario sobre los mismos datos. |
| Asignación y tareas | Incluido | Responsable, prioridades, fechas y dependencias que recalculan la ruta. |
| Tiempos y recursos | Incluido | Registro de horas por tarea y vista de Carga de Trabajo. La hoja de tiempos con aprobación y presupuesto es el complemento Timesheets & Budgets. |
| Gestión documental | Integración | Adjuntos y permisos son nativos. El versionado estricto lo aporta Google Drive o SharePoint conectado a Asana. |
| Comunicación interna | Incluido | Comentarios dentro de la tarea, notificaciones y menciones. |
| Tableros y reportes | Incluido | Paneles por proyecto y a nivel de portafolio, en tiempo real. |
| Roles y permisos | Incluido | Consola de administración, equipos privados y permiso por persona. |
| Automatizaciones | Incluido | Reglas con disparador y acción, configuradas desde la interfaz. Es lo que vio en el acto 02. |
| Historial y auditoría | Complemento | El historial por tarea es nativo e inalterable. La bitácora de organización se habilita con Compliance Management o con el plan Enterprise+. |
Para recomendarle una ruta en el punto nueve necesitamos un dato suyo: si el auditor del contrato 4500561672 exige el registro de accesos, o si le basta el de cambios. Con el de cambios basta lo que ya está incluido. Con el de accesos hay que ir a Compliance Management o a Enterprise+, y le cotizamos la ruta más corta en 24 horas.
Si la orden se firma esta semana, el ambiente queda activo en tres días hábiles y el onboarding de dos horas cae la primera semana de septiembre. Un mes completo de margen.
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